De openbaarheidsparagraaf komt voort uit het besluit tot actieve openbaarmaking van informatie. Deze verplichting is gericht op het verbeteren van de informatiehuishouding binnen overheidsinstanties, Bovendien vereist artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo) dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting en verantwoording specifieke aandacht besteedt aan zowel de beleidsvoornemens als de uitvoering van de Wet open overheid.
Vanuit het programma 'Open en transparant Arnhem' werken we aan het bevorderen van transparantie, toegankelijkheid en efficiëntie in onze informatiehuishouding. De implementatie van de Wet open overheid maakt hier integraal onderdeel van uit.
Wij realiseren dit niet alleen, maar in samenwerking met andere organisaties, zoals de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), diverse overheidsinstanties (waaronder gemeenten en provincies), en private partijen. Dit doen wij door het delen van onze plannen en het uitwisselen van kennis en ervaring.
De aanpak van de Woo kent een meerjarig tijdspad en is opgebouwd rondom drie kernpijlers:
- Openbaarheid op eigen initiatief;
- Openbaarheid op verzoek;
- Verbetering van de Informatiehuishouding.
Ad 1. Openbaarheid op eigen initiatief: Deze pijler is gericht op het proactief delen van informatie die van belang is voor het publiek, zonder dat hier expliciet om gevraagd is.
In 2024 hebben wij gewerkt aan de eerste en tweede tranche, evenals delen van de derde tranche, in lijn met de verplichting tot actieve openbaarmaking conform de landelijke fasering. Dit betrof de openbaarmaking van de informatiecategorieën, waaronder wet- en regelgeving, organisatiegegevens, raadsstukken, vergaderstukken, afgesloten Woo-verzoeken, convenanten, beschikkingen en onderzoeksrapporten. Deze informatie sluit aan bij de landelijke werkdefinities van de rijksoverheid, zodat voldaan wordt aan de verplichtingen uit de Wet open overheid (Woo). Voor de uitvoering van deze verplichtingen hebben wij gekozen voor een aanpak die in 2023 in samenwerking met studenten van de Hogeschool Arnhem en Nijmegen (convenant Hogeschool Arnhem Nijmegen- gemeente Arnhem) is ontwikkeld.
Naast de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet open overheid hebben wij in 2024 een pilot gestart om, binnen het cluster Project- en Interimmanagement, (pro)actief de data en documenten te ontsluiten en deze te delen met onze inwoners. In 2025 streven wij ernaar dit te realiseren. We willen hiermee een verdere cultuurverandering naar meer transparantie en openheid bewerkstelligen.
Ad 2. Openbaarheid op verzoek: Hiermee streven we ernaar om het proces van informatieverstrekking op aanvraag van burgers en andere belanghebbenden zo soepel en efficiënt mogelijk te maken (Zie raadsinformatiebrief “Stand van zaken verbetertraject uitvoering Wet open overheid”, zaaknr. 4028802, d.d. 19-12-2023). Dit heeft in 2024 geresulteerd in een betere kwaliteit van dienstverlening, in het bijzonder m.b.t. de doorlooptermijnen. De tweede helft van 2024 heeft de Rechtbank daarom ook geen enkele dwangsom i.v.m. niet tijdig afdoen opgelegd.
In 2024 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:
De afhandeling van Woo-verzoeken hebben wij verbeterd, waarbij we continu de processtappen valideren op mogelijke verbeteringen. Een belangrijk onderdeel hiervan is het ‘Kop-gesprek’, waarbij kort na ontvangst van het Woo-verzoek een multidisciplinair team bijeenkomt om het verzoek en de benodigde vervolgacties te bespreken. Dit proces omvat o.a. het preciseren van het verzoek, het uitvoeren van de zoekslag, het anonimiseren van gegevens, het opstellen van het besluit en het versturen van het besluit. Belangrijk hierbij is dat we vroegtijdig contact zoeken met de indiener van het verzoek om afstemming te zoeken.
Er is een verdere versnelling aangebracht in de afhandeling van Woo-verzoeken door het eerder bij De Connectie geïntroduceerde lakteam (een team dat o.a. verantwoordelijk is voor het anonimiseren van gevoelige informatie voordat documenten openbaar worden gemaakt) te positioneren binnen de gemeente. Hierdoor is de ondersteuning en facilitering van behandelaars verder geoptimaliseerd.
Wij hebben de technische knelpunten van het Woo-proces in verschillende workshops, met betrokkenheid van diverse disciplines, besproken en zoveel mogelijk opgelost.
Afgeleide processen, zoals bijvoorbeeld het opvragen van gegevens uit afgesloten mailboxen, zijn verder gestroomlijnd en beter beschreven. Hiermee wordt ook tegemoetgekomen aan de behoefte binnen de organisatie om ondersteuning te krijgen bij de afhandeling van Woo-verzoeken.
We lopen bij het afhandelen van de Woo-verzoeken niet achter ten opzichte van voorgaande jaren en hebben een standaard werkvoorraad van ongeveer 25 Woo-verzoeken.
In 2024 hebben we gewerkt aan de opzet van de benodigde managementinformatie, zodat we sneller, efficiënter en met minder werk een actueel overzicht kunnen bieden van de lopende Woo-verzoeken.
In samenwerking met de gemeenten Rheden en Renkum en De Connectie hebben we het aanbestedingstraject voor een systeem om te anonimiseren afgerond. We zijn nu voorbereid om met het nieuwe systeem efficiënter en beter Woo-verzoeken te behandelen.
Ad 3. Verbetering van de Informatiehuishouding: Hierbij ligt de focus op het optimaliseren van onze interne processen en systemen om een betrouwbare, toegankelijke en duurzame informatievoorziening te waarborgen.
We zien het op orde hebben van de informatiehuishouding niet alleen als een wettelijke verplichting maar ook een voorwaarde voor openheid en transparantie. Informatie moet duurzaam worden beheerd, zodat het op lange termijn beschikbaar blijft.
Eén van de sporen vanuit het verbeteren van de digitale dienstverlening en het versnellen van digitalisering is het "meer papierloos werken”. (Zie raadsinformatiebrief “Verbeteren digitale dienstverlening en versnellen digitalisering”, zaaknr 4021307, d.d. 12-12-2023).
In dit spoor worden de primaire systemen van Burgerzaken en Werk en inkomen gekoppeld aan het centraal zaak-/archiefsysteem. Dit levert een positieve bijdrage aan het op orde stellen van de informatiehuishouding. De papieren stroom komt hiermee te verdwijnen en wordt de informatie zodanig vastgelegd dat het duurzaam beheerd kan worden en toegankelijk kan blijven.
Dit jaar hebben we stappen gezet om onze informatiehuishouding verder te verbeteren, onder andere door:
- Het creëren van bewustwording en het verhogen van het databewustzijn onder medewerkers;
- Het verbeteren van de datakwaliteit van de gegevens;
- Het inrichten van processen ter verbetering van onze informatievoorziening;
- Het opstellen van een businesscase voor 'Zoek en Vind', die in 2025 volgens planning uitgevoerd zal worden; "Zoek en Vind" richt zich op het verbeteren van de vindbaarheid en toegankelijkheid van informatie binnen een organisatie. Het doel is om een effectief systeem te ontwikkelen waarmee gebruikers snel en eenvoudig de benodigde informatie kunnen vinden, wat de efficiëntie verhoogt en het gebruik van gegevens optimaliseert. Dit kan bijvoorbeeld door het verbeteren van zoekfunctionaliteiten, het structureren van data en het implementeren van slimme zoektechnologieën. Het project wordt in 2025 volgens de planning uitgevoerd.
- Het opstellen van een businesscase voor een publicatieplatform voor het automatisch publiceren van data. Het project wordt in 2025 volgens de planning uitgevoerd.